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Association pour l'insertion sociale et professionnelle des jeunes de 16 à 25 ans

Chargé(e) d’Accueil et Secrétariat (F/H)

Chargé(e) d’Accueil et Secrétariat (F/H)

  • CDI
  • Villebon-sur-Yvette
  • Les candidatures sont actuellement fermées.

L'Association d'éducation populaire, l'un des premiers acteurs associatifs et culturels de Villebon-sur-Yvette 

recherhe un(e) Chargé(e) d'Accueil et Secrétariat (F/H) 

LA STRUCTURE : met en place des partenariats avec les écoles, le collège et les acteurs culturels du territoire. Elle programme près d'une trentaine de moments musicaux (boeufs, concerts …) par an et une dizaine de spectacles. Globalement la structure est ouverte au public du lundi au samedi de 9h30 à 23h30. 

MISSIONS AU SEIN DE LA STRUCTURELe/la chargé(e) d’accueil et du secrétariat assurera l'accueil physique et téléphonique du public, gérera la partie administrative de l'association, effectuera la gestion des adhérents et pourra prendre part à l'organisation de l'activité en générale.
Travail du mardi au samedi.

ACTIVITES DE LA PERSONNE RECRUTEE :
Accueil : Accueillir le public, écouter, renseigner, orienter, accompagner et inscrire. Cette relation au public est primordiale. Effectuer l'accueil téléphonique, pouvoir renseigner sur les activités et les spectacles, transférer les appels, filtrer les appels, prendre les messages pour les collègues quand ils sont absents.
Secrétariat : traitement administratif de la vie associative (convocation aux AG, communication à la préfecture des changements éventuels…) ; rédaction de courrier et de courriels ; enregistrement du courrier à l'envoi et à la réception ; suivi des comptes rendus du Conseil d'administration et des réunions d'équipe ; passer les commandes pour le compte de la structure ; gérer les demandes auprès des services municipaux.
Gestion des adhérents : En lien avec la comptable, enregistrement dans un logiciel spécifique des adhérents et de leurs cotisations, suivi de la facturation, relance, suivi des présences dans les activités, prise des licences sportives, relation avec les responsables de secteurs et d'activités.
Billetterie : préparation de la billetterie sur logiciel spécifique, enregistrement et suivi des réservations mails et internet, vente de billets pour les spectacles et suivi financier avec la comptable et la direction.
Travail en étroite collaboration avec la comptable et le directeur.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME
Sous la responsabilité du directeur.

COMPETENCES REQUISES :
Motivation pour travailler dans le secteur, connaissance du milieu associatif.
Maitrîse des outils bureautique et informatiques.

QUALITES :
Sens de l'accueil
Rigueur dans le travail
Aptitude au travail d’équipe
Disponibilité,
Polyvalence
Curiosité

STATUT :
CDI à mi-temps.

Date de début:
26 novembre 2018
Secteur d'activité:
Arts et Spectacle

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